Rekrutacja a RODO

RODO w rekrutacji to jeden z najbardziej kontrowersyjnych tematów związanych z ochroną danych osobowych.

Łączy się z drugą równie kontrowersyjną kwestią dotyczącą zatrudniania - dyskryminacją.

Pracodawca niezależnie od sposobu przeprowadzania rekrutacji zbiera od kandydata do pracy sporo danych osobowych.

Jakie dane kandydatów można przetwarzać?

W pierwszej kolejności należy określić zakres danych, jakie możemy żądać od kandydata na pracownika. Należy się tutaj kierować przede wszystkim art. 22¹ Kodeksu pracy, który wskazuje trzy rodzaje danych:

• identyfikacyjne (imię/imiona, nazwisko, data urodzenia, dawniej jeszcze można było przetwarzać imiona rodziców)
• kontaktowe wskazane przez taką osobę (dawniej w kodeksie pracy wskazywany był jeszcze adres zamieszkania) oraz
• wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia - gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Może się także zdarzyć, że do danego naboru pracodawca będzie mógł żądać dodatkowych danych – będzie to wtedy wynikać z innych przepisów prawa. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone wyżej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Taka sytuacja może dotyczyć np. informacji o niekaralności.

Pewne dane pracodawca może pozyskać na podstawie zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie (z wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych).

Kiedy dane kandydata będą przetwarzane na podstawie zgody?

Gdy podanie danych nie jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Najbardziej popularnym przykładem mogą być dane w zakresie wizerunku kandydata zawarte na zdjęciu umieszczonym w CV. Podanie takich danych jest całkowicie dobrowolne. W przypadku danych „zwykłych” wyrażenie zgody może nastąpić nie tylko przez oświadczenie, ale także wyraźne działanie potwierdzające. Zgoda musi jednak zawsze stanowić dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli. Nie trzeba w takim wypadku umieszczać w CV znanych wszystkim formułek „Wyrażam zgodę...”. Możecie o tym poczytać więcej tutaj.

Za zgodą, która powinna już być raczej (w mojej opinii) wyrażona w formie ww. formułki, mogą być przetwarzane także dane specjalnych kategorii (z wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych).  Może to nastąpić wyłącznie z inicjatywy kandydata.

Co dalej?

Pracodawca powinien określić sposób rekrutacji. Ogłoszenie na swojej stronie www, przez portal dla pracodawców, itp. Jest to istotne z uwagi na konieczność określenia odbiorców danych i okresu retencji danych. Te elementy powinny bowiem znaleźć się w informacji przekazywanej kandydatom, zgodnie z art. 13 RODO.

Jeżeli wiemy już, jakie dane możemy pozyskiwać i na jakiej podstawie prawnej, formułujemy ogłoszenie o pracę.

Ogłoszenie o pracę

W ogłoszeniu o pracę należy spełnić obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. Należy zatem przygotować sobie odpowiedzi na poszczególne elementy wymienione w tym przepisie.

Jeżeli masz jeszcze jakieś wątpliwości - podziel się w komentarzach.

Jeżeli masz jakieś pytania do artykułu - pytaj śmiało.

Spodobał Ci się artykuł – polub, udostępnij, zostaw komentarz. Będzie mi bardzo miło!

Do napisania :)