CV a RODO – co z klauzulą zgody?

Data 4 kwietnia 2019, 16:46

Autor:
Barbara Sośnicka
Kontakt@kancelariasosnicka.pl

CV zgodne z RODO - jak to zrobić?

Jak było przed RODO?

Kto pamięta, jak jeszcze niedawno wpisywał w każdym CV „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. Nr 133 poz. 883 z późniejszymi zmianami).”, „Wyrażam zgodę...”, „Wyrażam zgodę...” ?
Do 25 maja 2018 r. produkowaliśmy pod CV i listami motywacyjnymi bardzo ważne formułki.

Co teraz? Co po RODO?

To pytanie nieustannie zadaje sobie cała Polska... również w kontekście prowadzenia rekrutacji.

W tym poście omówię tylko jeden aspekt kandydowania do pracy, a mianowicie, czy nadal należy umieszczać w CV klauzulę zgody, a jeżeli tak to o jakiej treści?

Praktyka zamieszczania takich ogólnych klauzul zgody, jak wcześniej nie jest prawidłowa.
Wyraźna zgoda może być potrzebna w określonych sytuacjach.

Większość danych wskazywanych w CV nasz potencjalny pracodawca może przetwarzać z uwagi na przepisy prawa pracy, które mu na to pozwalają. Poniżej przytaczam art. 221 kodeksu pracy:
„Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) imiona rodziców;
3) datę urodzenia;
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5) wykształcenie;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);
3) 2 numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
§ 3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.
§ 4. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
§ 5. W zakresie nieuregulowanym w § 1-4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.”

ZGODA POPRZEZ OKREŚLONE ZACHOWANIE

Oczywiście kandydaci mogą dobrowolnie podać w CV więcej danych (i tak zwykle jest). Te dane, o ile nie należą do danych szczególnych kategorii, są przetwarzane przez potencjalnego pracodawcę, na podstawie zgody, która może polegać na oświadczeniu bądź zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, zaakceptowała proponowane przetwarzanie jej danych osobowych. Gdy przesyłamy CV do danego pracodawcy, kandydat jest świadomy tego, co robi i do kogo wysyła swoje dane.

DANE SZCZEGÓLNYCH KATEGORII

Co jednak, gdy kandydat w CV zamieści dane należące do tzw. szczególnych kategorii, np. o stanie zdrowia, poglądów politycznych, czy przekonań religijnych?
Jeżeli nie ma wyraźnej zgody na przetwarzanie takiego rodzaju danych lub nie mamy przepisu prawa, który pozwala nam takie dane przetwarzać, pracodawca powinien takie dane usunąć.
Jak wyrazić taką zgodę na przetwarzanie danych szczególnych kategorii? Stosując klauzule zgody podobną np. do tej:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, które zamieściłam w CV.”

REKRUTACJA W PRZYSZŁOŚCI

Kwestią, która również wymaga wyjaśnienia jest przetwarzanie danych dla celów przyszłych rekrutacji. Tutaj należy wyraźnie w klauzuli zgody wskazać, że wyrażamy zgodę na przetwarzanie danych dla celów przyszłych rekrutacji. Stosując klauzulę zgody podobną np. do tej:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych dla celów przyszłych rekrutacji prowadzonych przez ......... przez okres roku od wysłania CV.”

NOWA KLAUZULA RODO?!

Natrafiłam ostatnio na artykuł dotyczący konieczności zamieszczania w CV nowej klauzuli RODO. Cóż to takiego? W artykule wskazano, że po 25 maja 2018 r. należy zamieszczać klauzule o takiej mniej więcej treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb rekrutacji (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)).”  -->  UWAGA: NIE MUSIMY ZAMIESZCZAĆ TAKICH ZGÓD!!!
Ten artykuł niestety niepotrzebnie wprowadza w błąd kandydatów do pracy i potencjalnych pracodawców, którzy boją się przyjmować CV bez takich złożonych klauzul.

ZMIANY OD MAJA 2019 R.

Prezydent niedawno podpisał "wielką nowelizację" związaną z RODO. Zmianie ulegnie też kodeks pracy.

Poniżej zmiany w Kodeksie pracy:

Art. 221. § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie
podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na
określonym stanowisku.
§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia
obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać
udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Art. 221a. § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych
osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z
późn. zm.7)), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”.
§ 2. Brak zgody, o której mowa w § 1, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub
pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny
uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
§ 3. Przetwarzanie, o którym mowa w § 1, dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na
wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Art. 221b. § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o
których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby
ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Przepis art. 221a § 2 stosuje się odpowiednio.
§ 2. Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę
dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej
ochrony.
§ 3. Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do
przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Po zapoznaniu się ze zmianami już pojawiły się głosy, że znowu nic nie będzie można, że trzeba będzie korzystać z formułek, których nikt nie rozumie.

Ja nie widzę problemów z ww. zapisami. Co do zgody na dane, które nie są wymienione w Kodeksie pracy - sprawa wyglądała tak również przed zmianą.

PODSUMOWANIE: nie zawsze przytaczanie bez zastanowienia formułek ma sens. Wyraźną klauzulę zgody należy zamieścić w sytuacjach, które wymieniłam wyżej.

Zdaję sobie sprawę, że w internecie pojawiają się sprzeczne informacje, dlatego szukajcie wypowiedzi ekspertów w dziedzinie ochrony danych osobowych i zaglądajcie na stronę Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Tutaj znajdziecie poradnik, który potwierdza mój pogląd na ten temat: https://uodo.gov.pl/pl/138/545.

Jeżeli masz jeszcze jakieś wątpliwości - podziel się w komentarzach.

Jeżeli masz jakieś pytania do artykułu - pytaj śmiało.

Zajrzyj też do artykułu o RODO w rekrutacji.

Spodobał Ci się artykuł – polub, udostępnij, zostaw komentarz. Będzie mi bardzo miło!

Do napisania :)

Zostaw komentarz

Czytaj także